Certification & audit
Les termes qui structurent la démarche Qualiopi elle-même : le référentiel, l'audit, les écarts et les acteurs de la certification.
Qualiopi
Marque de certification qualité unique délivrée aux prestataires d'actions concourant au développement des compétences. Obligatoire depuis 2022 pour accéder aux fonds publics et mutualisés, elle atteste qu'un organisme respecte le Référentiel National Qualité. Nous accompagnons les organismes vers cette certification grâce à l'IA. Préparer sa certification.
RNQ (Référentiel National Qualité)
Référentiel unique fixé par les pouvoirs publics sur lequel repose la certification Qualiopi. Il comporte sept critères déclinés en trente-deux indicateurs, qui couvrent l'information du public, la conception des prestations, leur réalisation, les moyens, les compétences, l'inscription dans l'environnement et l'amélioration continue. Le texte de référence est publié par le ministère du Travail.
Critère
L'un des sept grands domaines d'exigence du RNQ. Chaque critère regroupe plusieurs indicateurs et désigne un volet de la qualité : information, conception, déroulement des prestations, moyens pédagogiques et techniques, qualification du personnel, ancrage dans l'environnement professionnel, et recueil puis prise en compte des appréciations et réclamations.
Indicateur
L'une des trente-deux exigences précises du RNQ que l'organisme doit démontrer. Chaque indicateur décrit un attendu concret et appelle des preuves spécifiques. Certains indicateurs sont communs à tous les organismes, d'autres sont spécifiques à une catégorie d'action ou aux organismes recourant à la sous-traitance ou à l'apprentissage.
Audit initial
Premier audit, conduit sur site ou à distance par un organisme certificateur, qui conditionne la délivrance de la certification Qualiopi. L'auditeur examine les preuves apportées pour chaque indicateur applicable et relève les éventuels écarts. Sa réussite ouvre un cycle de certification de trois ans.
Audit de surveillance
Audit intermédiaire réalisé entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois suivant l'audit initial. Plus court que l'audit initial, il vérifie que l'organisme maintient sa conformité au RNQ dans la durée. C'est souvent l'étape la plus sous-estimée. Maintenir sa conformité.
Audit de renouvellement
Audit complet conduit avant l'échéance du cycle de trois ans pour reconduire la certification. Comparable à l'audit initial par son ampleur, il réexamine l'ensemble des indicateurs applicables et la robustesse du système qualité. Sa réussite ouvre un nouveau cycle de certification.
Non-conformité majeure
Écart grave constaté lors de l'audit : absence totale de réponse à un indicateur ou défaillance compromettant la qualité de la prestation. Une non-conformité majeure bloque l'obtention ou le maintien de la certification tant qu'elle n'est pas corrigée et que la correction n'est pas vérifiée par le certificateur.
Non-conformité mineure
Écart limité ou ponctuel par rapport à une exigence du RNQ. Elle n'empêche pas la délivrance de la certification mais doit être corrigée dans un délai imparti, généralement avant l'audit de surveillance. L'organisme s'engage sur un plan d'action que le certificateur contrôle.
Écart
Différence constatée par l'auditeur entre la pratique réelle de l'organisme et l'exigence d'un indicateur. Un écart se traduit, selon sa gravité, en non-conformité majeure ou mineure. Identifier et résorber les écarts en amont, notamment via un audit blanc, est la clé d'un audit réussi.
Preuve
Élément factuel apporté pour démontrer la conformité à un indicateur : document, enregistrement, capture d'écran, témoignage ou donnée chiffrée. Une preuve doit être datée, authentique et reliée à l'exigence qu'elle satisfait. La qualité et l'organisation des preuves font la différence en audit.
Audit blanc
Simulation d'audit menée en interne ou avec un expert avant le passage officiel. Elle reproduit la logique de l'auditeur, indicateur par indicateur, pour repérer les écarts et combler les preuves manquantes. C'est un levier majeur pour aborder l'audit sereinement. Réussir son audit.
Organisme certificateur
Entité accréditée par le COFRAC, habilitée à réaliser les audits Qualiopi et à délivrer ou retirer la certification. L'organisme choisit librement son certificateur parmi ceux accrédités. C'est lui, et non l'État, qui prononce la certification au vu des preuves examinées lors de l'audit.
COFRAC
Comité français d'accréditation, instance nationale qui accrédite les organismes certificateurs autorisés à délivrer Qualiopi. L'accréditation COFRAC garantit l'impartialité et la compétence des certificateurs. Un certificat Qualiopi n'est valable que s'il émane d'un organisme certificateur accrédité par le COFRAC.
Accréditation
Reconnaissance officielle, délivrée par le COFRAC, de la compétence et de l'impartialité d'un organisme certificateur. À ne pas confondre avec la certification : l'accréditation concerne le certificateur, tandis que la certification Qualiopi concerne l'organisme de formation audité.
Portée de certification
Champ des catégories d'actions couvertes par le certificat Qualiopi : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience et actions de formation par apprentissage. Un organisme est certifié pour une ou plusieurs de ces catégories ; sa portée détermine les indicateurs spécifiques qui lui sont applicables.
Cadre réglementaire & autorités
Les obligations administratives et les institutions qui encadrent l'activité d'un organisme de formation en France.
Déclaration d'activité
Formalité administrative obligatoire par laquelle un prestataire de formation se fait enregistrer auprès de la DREETS de sa région. Elle doit être réalisée dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation. Elle est distincte de la certification Qualiopi, qui en suppose l'accomplissement préalable.
NDA (numéro de déclaration d'activité)
Identifiant délivré à l'organisme après enregistrement de sa déclaration d'activité auprès de la DREETS. Il figure obligatoirement sur les conventions et documents contractuels. Le NDA ne vaut pas agrément qualité : il atteste seulement que l'activité de formation a été déclarée auprès de l'administration.
DREETS
Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités. Elle enregistre les déclarations d'activité, attribue les numéros de déclaration, reçoit le bilan pédagogique et financier et exerce le contrôle administratif et financier des organismes de formation de sa région.
BPF (bilan pédagogique et financier)
Déclaration annuelle obligatoire que tout organisme de formation transmet à la DREETS. Le BPF récapitule l'activité de l'année : chiffre d'affaires de la formation, origine des fonds, nombre de stagiaires et d'heures dispensées. Son absence répétée peut entraîner la caducité de la déclaration d'activité.
France Compétences
Autorité nationale de régulation et de financement de la formation professionnelle et de l'apprentissage. Elle gère notamment les répertoires nationaux des certifications (RNCP et Répertoire spécifique) et répartit les fonds entre les acteurs. Site officiel : France Compétences.
CNEFOP
Conseil national de l'emploi, de la formation et de l'orientation professionnelles, instance consultative aujourd'hui supprimée. Avant 2019, il tenait notamment la liste des certifications qualité reconnues. Ses missions de régulation ont été reprises par France Compétences à la suite de la réforme de la formation professionnelle.
Code du travail (formation professionnelle)
Ensemble des dispositions légales encadrant la formation professionnelle continue, principalement réunies dans la sixième partie du Code du travail. Il définit les obligations des organismes, les catégories d'actions, les règles de financement et les modalités de la certification qualité rendue obligatoire pour l'accès aux fonds publics.
Action de formation
Parcours pédagogique poursuivant un objectif professionnel, défini par le Code du travail comme pouvant être réalisé en présentiel, à distance ou en situation de travail. C'est l'une des quatre catégories d'actions du champ Qualiopi, aux côtés du bilan de compétences, de la VAE et de l'apprentissage.
Certificat de réalisation
Document standardisé attestant la réalisation effective d'une action de formation, de ses dates et de son volume horaire. Exigé par les financeurs (OPCO, France Travail, CPF) pour déclencher le règlement, il a remplacé l'ancienne attestation de présence dans la plupart des dispositifs.
Financement
Les dispositifs et acteurs qui financent la formation, et auxquels la certification Qualiopi donne accès.
CPF (Compte personnel de formation)
Compte attaché à chaque personne active qui accumule des droits à la formation, en euros, tout au long de sa vie professionnelle. Mobilisable à l'initiative du titulaire, il finance des formations certifiantes. Seuls les organismes certifiés Qualiopi et référencés sur EDOF peuvent proposer des actions éligibles au CPF.
EDOF
Espace des organismes de formation : plateforme de la Caisse des dépôts sur laquelle les organismes référencent et gèrent leurs offres éligibles au CPF. C'est par EDOF que transitent les inscriptions, les attestations et les paiements liés à Mon Compte Formation. L'accès suppose une certification Qualiopi valide.
Mon Compte Formation
Plateforme et application publiques permettant à chaque actif de consulter ses droits CPF, de rechercher une formation et de s'inscrire directement en réglant tout ou partie avec ses droits. Les offres qui y figurent proviennent des organismes certifiés Qualiopi référencés via EDOF.
OPCO
Opérateur de compétences, organisme agréé par branche professionnelle qui finance et accompagne la formation des salariés et des alternants des entreprises de son champ. Il prend en charge tout ou partie des coûts pédagogiques, à condition que l'organisme de formation soit certifié Qualiopi.
France Travail
Opérateur public de l'emploi, anciennement Pôle emploi, qui finance des formations destinées aux demandeurs d'emploi, notamment via l'aide individuelle à la formation. Les actions financées par France Travail doivent être dispensées par des organismes certifiés Qualiopi.
FNE-Formation
Dispositif du Fonds national de l'emploi par lequel l'État cofinance la formation des salariés des entreprises confrontées à des mutations économiques ou à des difficultés. Mobilisé via les OPCO, il suppose, comme les autres fonds publics, le recours à un organisme certifié Qualiopi.
Abondement
Versement complémentaire venant s'ajouter aux droits CPF d'une personne lorsque ceux-ci ne suffisent pas à couvrir le coût d'une formation. L'abondement peut provenir de l'employeur, d'un OPCO, de France Travail, d'une région ou du titulaire lui-même, et permet de financer le reste à charge.
Subrogation de paiement
Mécanisme par lequel un financeur (OPCO, France Travail) règle directement l'organisme de formation à la place du bénéficiaire ou de l'employeur. Le client n'avance pas les fonds : l'organisme est payé sur présentation des justificatifs, dont le certificat de réalisation.
Pédagogie & dispositifs
Les modalités pédagogiques, les certifications et les outils du quotidien d'un organisme de formation.
AFEST (action de formation en situation de travail)
Modalité de formation qui utilise les situations de travail comme support pédagogique. Elle alterne mises en situation et phases réflexives encadrées par un formateur ou un tuteur. Reconnue comme une action de formation à part entière, l'AFEST exige une traçabilité particulière pour être prise en charge.
VAE
Validation des acquis de l'expérience : dispositif permettant d'obtenir tout ou partie d'une certification professionnelle grâce à l'expérience acquise, sans suivre la formation correspondante. C'est l'une des quatre catégories d'actions du champ Qualiopi, avec ses indicateurs spécifiques d'accompagnement du candidat.
Bilan de compétences
Prestation d'analyse des compétences, aptitudes et motivations d'une personne pour définir un projet professionnel ou de formation. Encadré par le Code du travail, il constitue une catégorie d'action du champ Qualiopi et peut être financé par le CPF, l'employeur ou un OPCO.
Apprentissage / CFA
Formation en alternance combinant enseignement théorique et travail en entreprise, menant à un diplôme ou un titre professionnel. Elle est dispensée par un centre de formation d'apprentis (CFA). C'est une catégorie d'action du champ Qualiopi, assortie d'indicateurs spécifiques propres à l'apprentissage.
RNCP
Répertoire national des certifications professionnelles, géré par France Compétences. Il recense les diplômes, titres et certifications reconnus par l'État et classés par niveau de qualification. L'enregistrement au RNCP conditionne souvent l'éligibilité d'une formation à certains financements, dont le CPF.
RS (Répertoire spécifique)
Répertoire, également géré par France Compétences, qui recense les certifications et habilitations complémentaires à l'exercice d'un métier : habilitations réglementaires, certifications de compétences transversales, langues, sécurité. Comme le RNCP, l'inscription au Répertoire spécifique peut ouvrir l'éligibilité au CPF.
Positionnement
Évaluation réalisée en amont de la formation pour mesurer le niveau, les prérequis et les besoins du bénéficiaire. Le positionnement permet d'adapter le parcours, les objectifs et les modalités. Il répond directement à plusieurs indicateurs du RNQ relatifs à l'adaptation des prestations aux publics.
Évaluation à chaud
Mesure de la satisfaction et des acquis recueillie auprès du bénéficiaire immédiatement à la fin de la formation. Elle alimente le suivi qualité et l'amélioration continue exigés par le RNQ. Couramment réalisée via un questionnaire, elle se complète d'une évaluation à froid pour mesurer les effets durables.
Évaluation à froid
Mesure réalisée plusieurs semaines ou mois après la formation pour apprécier son impact réel : compétences mises en œuvre, transfert sur le poste, atteinte des objectifs professionnels. Plus exigeante à collecter que l'évaluation à chaud, elle constitue une preuve forte de l'amélioration continue.
Livret d'accueil
Document remis au stagiaire en début de parcours, présentant l'organisme, le déroulement de la formation, les modalités pratiques, les règles de fonctionnement, les contacts utiles et les dispositions relatives au handicap. Il participe à l'information du bénéficiaire et constitue une preuve attendue par plusieurs indicateurs du RNQ.
Référent handicap
Personne désignée au sein de l'organisme pour accueillir, informer et accompagner les personnes en situation de handicap, et pour mobiliser les ressources permettant d'adapter les prestations. Sa désignation et son action répondent à l'indicateur du RNQ relatif à l'accessibilité des formations.
Sous-traitance
Recours à un prestataire externe pour réaliser tout ou partie d'une action de formation. Le RNQ encadre cette pratique par des indicateurs spécifiques : l'organisme donneur d'ordre reste responsable de la qualité et doit s'assurer que ses sous-traitants respectent les exigences du référentiel.
IA & QualioGPT
Les notions d'intelligence artificielle utiles pour comprendre comment nous générons et organisons votre système qualité.
Intelligence artificielle générative
Famille de technologies capables de produire des contenus originaux — texte, documents, images — à partir de modèles entraînés sur de grands corpus. Appliquée à la conformité, l'IA générative rédige des documents qualité personnalisés et alignés sur le RNQ. Notre approche.
LLM (grand modèle de langage)
Modèle d'intelligence artificielle entraîné sur d'immenses volumes de texte, capable de comprendre une demande formulée en langage naturel et de générer une réponse cohérente. Les LLM sont le moteur des assistants de rédaction et des outils de génération documentaire comme celui que nous opérons.
Prompt
Instruction rédigée en langage naturel et adressée à une IA générative pour obtenir un résultat précis. La qualité du prompt — son contexte, ses contraintes, ses exemples — détermine largement la pertinence du document produit. Notre outil encapsule cette ingénierie pour que vous n'ayez pas à la maîtriser.
Génération de documents
Production automatisée, par l'IA, des documents d'un système qualité à partir d'un cadrage de votre activité : politique qualité, procédures, livret d'accueil, programmes, registres. Chaque document est rattaché à l'indicateur qu'il sert, ce qui garantit un dossier cohérent et traçable, prêt à être personnalisé.
Registre de preuves
Tableau de bord qui associe à chacun des trente-deux indicateurs du RNQ les documents et éléments factuels qui l'attestent. Il sert à la fois de preuve organisée pour l'auditeur et d'outil de pilotage pour repérer les pièces manquantes avant l'audit, la surveillance et le renouvellement.
ChatGPT
Agent conversationnel grand public développé par OpenAI, fondé sur un grand modèle de langage. C'est l'exemple le plus connu d'IA générative. Performant en usage généraliste, il ignore toutefois la structure exacte attendue par un certificateur : un dossier Qualiopi exige des modèles construits indicateur par indicateur.
Hallucination (IA)
Production par une IA d'une information fausse ou inventée, présentée avec assurance comme exacte. Dans un contexte de conformité, une hallucination peut introduire une référence réglementaire erronée. C'est pourquoi nous faisons valider chaque livrable par un expert humain avant le passage de l'audit.
RGPD
Règlement général sur la protection des données, cadre européen encadrant la collecte et le traitement des données personnelles. Les organismes de formation y sont soumis pour les données de leurs stagiaires. Tout usage d'outils d'IA dans la gestion de ces données doit respecter ses principes de minimisation et de sécurité.